Sunset Flow: Dein Schlüssel zur perfekten Listenhygiene im E-Mail-Marketing

Key Takeaways

• Ein Sunset Flow verbessert die Listenhygiene, indem er unengagierte Kontakte identifiziert und entfernt.
• Die Zweistufen‑Struktur aus persönlicher Nachfrage und Last‑Chance‑Offer hilft, inaktive Abonnenten zu reaktivieren oder zu verabschieden.
• Automatisierte Segmentierung und regelmäßige Suppression senken Kosten und erhöhen die Zustellbarkeit.
• Regelmäßige Überprüfung der Kennzahlen zeigt, ob dein Sunset Flow erfolgreich ist.

Inhaltsverzeichnis

• Begriffsklärung: Was ist ein Sunset Flow?
• Warum Listenhygiene entscheidend ist
• Wann gilt ein Kontakt als inaktiv?
• Segmentierung & Automatisierung im Tool
• E‑Mail #1: Persönliche Nachfrage
• E‑Mail #2: Last‑Chance‑Offer
• Suppress & Delete‑Prozess
• Metriken & Optimierung
• Häufige Fehler & Troubleshooting
• Best Practices & Hacks von minth
• Fazit + Call to Action
• FAQ: Häufige Fragen

Begriffsklärung: Was ist ein Sunset Flow?

Ein Sunset Flow ist eine automatisierte Reihe von E‑Mails, die an Empfänger geschickt wird, die lange nichts von dir gehört haben. Ziel ist es, diese Kontakte ein letztes Mal anzusprechen und sie bei Ausbleiben einer Reaktion aus deiner Liste zu entfernen. Klaviyo empfiehlt dafür ein spezielles Segment, das nur Empfänger umfasst, die über Monate keine Mail geöffnet oder geklickt haben. Sobald jemand in diesem Flow eine Mail öffnet oder klickt, verlässt er den Ablauf automatisch.

Diese Vorgehensweise schützt deine Senderreputation, denn Mailbox‑Provider stufen eine Liste mit vielen inaktiven Empfängern als weniger vertrauenswürdig ein. Ein Sunset Flow ermöglicht dir, die Liste regelmäßig zu bereinigen und den Kontakt zu Personen aufrechtzuerhalten, die deine Inhalte wirklich interessieren. So bleibt dein Verteiler gesund und deine Marketing‑Mails landen eher im Posteingang als im Spam.

Die Hauptbestandteile des Sunset Flows sind eine persönliche Nachfrage, eine finale Erinnerung sowie ein anschließender Suppression‑Prozess. Durch diesen klaren Ablauf stellst du sicher, dass du niemanden zu lange belästigst und gleichzeitig alle Chancen zur Reaktivierung nutzt.

Quellen: Klaviyo Help Center

Warum Listenhygiene entscheidend ist

Eine gepflegte E‑Mail‑Liste ist die Basis für erfolgreiche Kampagnen. Wenn du regelmäßig an inaktive Abonnenten sendest, sinken deine Öffnungs‑ und Klickraten und deine Domainreputation leidet. Klaviyo warnt davor, weiter an Empfänger zu senden, die deine Mails nie öffnen oder klicken, da dies der Deliverability schadet. Yotpo betont ebenfalls, dass hohe Bounce‑Raten und Spam‑Beschwerden oft auf schlechte Listqualität hinweisen und deine Zustellrate senken.

Neben der Reputation hat Listenhygiene auch wirtschaftliche Vorteile. Die meisten E‑Mail‑Tools berechnen ihre Preise pro aktivem Profil. Jeder Kontakt, der nie reagiert, verursacht somit Kosten, ohne Umsatz zu bringen. Durch das Entfernen inaktiver Profile reduzierst du deine Ausgaben und fokussierst deine Ressourcen auf Kunden, die interessiert sind.

Zudem unterstützt dich eine saubere Liste bei der Einhaltung der Datenschutzregeln. Die DSGVO fordert, nur Daten zu speichern, die einen Zweck erfüllen. Wenn Kontakte über längere Zeit nicht reagieren, entfällt dieser Zweck – der Sunset Flow hilft dir, diese Daten rechtzeitig zu löschen und rechtskonform zu handeln.

Quellen: Klaviyo Help Center, Yotpo Email Deliverability Guide

Wann gilt ein Kontakt als inaktiv?

Die Definition von Inaktivität hängt von deiner Branche ab. Im E‑Commerce mit häufigen Kaufintervallen reicht oft eine Inaktivität von 90 Tagen, bei komplexeren Produkten werden 180 Tage empfohlen. Ortto unterscheidet sogar drei Kategorien: 3–6 Monate, 6–9 Monate und 9–12 Monate Inaktivität. Je länger der Zeitraum, desto unwahrscheinlicher ist eine Reaktivierung.

Entscheidend ist, dass du neben Öffnungen und Klicks auch weitere Signale berücksichtigst. Wenn ein Kunde deine Mails zwar ignoriert, aber regelmässig im Shop kauft, sollte er nicht als inaktiv gelten. Viele Plattformen lassen dich mehrere Kriterien kombinieren, um wirklich uninteressierte Kontakte zu identifizieren.

Prüfe deine Inaktivitätsfristen regelmäßig. Ein saisonales Geschäft hat andere Zyklen als ein Abo‑Modell. Passe die Regeln an, wenn sich das Kaufverhalten ändert, um weder zu früh noch zu spät zu handeln.

Quellen: Klaviyo Help Center, Ortto Guide

Segmentierung & Automatisierung im Tool

Ein Sunset Flow funktioniert nur mit einem klaren Segment. In Klaviyo kannst du ein dynamisches Segment anlegen, das Kontakte erfasst, die seit 180 Tagen keine E‑Mails geöffnet oder geklickt haben und mehrere Kampagnen erhalten haben. Dieses Segment dient als Auslöser für deinen Flow. Sobald ein Kontakt wieder reagiert, wird er dank eines Filters automatisch aus dem Flow entfernt.

Nutze vorhandene Vorlagen wie „Sunset Unengaged Subscribers“ als Basis. Passe die Trigger an deine Zielgruppe an und lege klare Wartezeiten zwischen den E‑Mails fest. Andere Plattformen wie Mailchimp oder Omnisend bieten ähnliche Funktionen. Wichtig ist, dass du den Flow regelmäßig überprüfst und die Segmentregeln anpasst, wenn sich deine Zielgruppe verändert.

Automatisierung spart Zeit und verhindert Fehler. Sobald dein Segment eingerichtet ist, läuft der Prozess im Hintergrund. Du musst nur darauf achten, dass deine E‑Mail‑Texte aktuell bleiben und die Suppression korrekt funktioniert. Ein monatlicher Check genügt, um den Flow zu optimieren.

Quellen: Klaviyo Help Center

E‑Mail #1: Persönliche Nachfrage

Die erste E‑Mail an inaktive Empfänger sollte freundlich und persönlich wirken. Verwende einen klaren Betreff wie „Hast du uns vermisst?“ oder „Bleibst du Teil unserer Community?“. Erkläre kurz, dass du bemerkt hast, dass der Kontakt länger nichts von dir geöffnet hat, und frage, ob deine Inhalte noch relevant sind. Betone den Mehrwert deiner Mails, etwa exklusive Angebote oder Tipps.

Halte die E‑Mail schlank und setze auf Text statt viele Bilder. Ein persönlicher Absendername und die direkte Ansprache wirken vertrauensbildend. Gib dem Empfänger die Wahl: Er kann sich ganz abmelden oder seine Frequenz im Präferenz‑Center anpassen. So zeigst du Respekt und gibst ihm das Gefühl von Kontrolle.

E‑Mail #2: Last‑Chance‑Offer

Die zweite Nachricht ist deine letzte Chance zur Reaktivierung. Schicke sie etwa sieben Tage nach der ersten. Hier kannst du einen zusätzlichen Anreiz bieten: einen begrenzten Gutschein, kostenlosen Versand oder eine Einladung zu einem exklusiven Event. Wecke das Interesse des Empfängers und mache deutlich, dass dies deine letzte Nachricht ist, falls er nicht reagiert.

Mailgun betont, dass Offenheit wichtig ist: Erkläre, dass du den Kontakt bei mangelnder Reaktion aus der Liste entfernen wirst. Ein transparenter Umgang mit Daten schafft Vertrauen und verringert Beschwerden. Setze erneut einen klaren Call to Action und nenne eine Deadline, um Dringlichkeit zu erzeugen.

Quellen: Mailgun Blog

Suppress & Delete‑Prozess

Nachdem du deine beiden Mails versendet hast, wartest du ein paar Tage und unterdrückst dann alle Kontakte, die nicht reagiert haben. In Klaviyo kannst du dazu ein Flag setzen und die Kontakte aus zukünftigen Aussendungen ausschließen. Diese Suppression stellt sicher, dass du keine E‑Mails mehr an uninteressierte Empfänger sendest und somit deine Liste sauber hältst.

Plane die Unterdrückung regelmäßig, zum Beispiel monatlich vor deiner Abrechnung. So reduzierst du die Zahl der aktiven Profile und sparst Kosten. Durch die Unterdrückung bleiben die Daten zwar gespeichert, aber du schickst keine Mails mehr an diese Personen. Das hilft dir, eventuelle spätere Analysen durchzuführen, ohne gegen Datenschutzregeln zu verstoßen.

Quellen: Klaviyo Help Center

Metriken & Optimierung

Um zu sehen, wie effektiv dein Sunset Flow ist, beobachte Kennzahlen wie Zustellrate, Öffnungsrate, Klickrate und Bounce‑Rate. Eine hohe Zustellrate (über 90 %) und eine stabile Öffnungsrate zeigen, dass deine Liste gesund ist. Sinkende Kennzahlen können ein Hinweis darauf sein, dass zu viele Inaktive angeschrieben werden oder deine Inhalte nicht mehr überzeugen.

Messe auch, wie viele Empfänger durch den Sunset Flow reaktiviert werden. Wenn zum Beispiel fünf Prozent der Inaktiven wieder klicken oder kaufen, ist das ein Erfolg, denn ohne den Flow hättest du sie vermutlich verloren. Nutze A/B‑Tests für Betreffzeilen und Texte, um herauszufinden, welche Varianten besser funktionieren. Passe Intervalle und Inhalte an, wenn du Verbesserungen feststellst.

Häufige Fehler & Troubleshooting

Viele Marketer beginnen zu spät mit der Bereinigung ihrer Liste. Wenn du zu lange wartest, hat der Kontakt deinen Shop vielleicht vergessen. Umgekehrt solltest du nicht zu aggressiv sein und wertvolle Kunden entfernen, die nur selten E‑Mails öffnen. Überdenke deine Inaktivitätsfristen und passe sie an dein Produkt an.

Ein weiterer Fehler ist, keinen Filter zu setzen, der reagierende Kontakte aus dem Flow entfernt. Dadurch erhalten aktive Abonnenten fälschlicherweise „Abschieds‑Mails“, was zu Irritation führt. Klaviyo rät, klare Filter für Öffnungen und Klicks zu verwenden. Schicke zudem nicht mehr als zwei bis drei Mails in diesem Flow, um deine Deliverability nicht zu gefährden.

Quellen: Klaviyo Help Center

Best Practices & Hacks von minth

Unsere Erfahrungen zeigen, dass ein persönlicher Absendername die Öffnungsrate erhöht. Verwende statt einer generischen Adresse den Namen einer bekannten Person aus deinem Team. Halte die Mails kurz, klar und textbasiert, um Spam‑Filter zu umgehen. Biete immer einen Link zu einem Präferenz‑Center an, damit Empfänger entscheiden können, wie oft sie von dir hören möchten.

Führe den Suppression‑Prozess regelmäßig vor dem Abrechnungszeitraum durch und dokumentiere alle Schritte. Nutze A/B‑Tests, um Betreffzeilen, Absendernamen und Inhalte zu optimieren. Achte auch auf die technischen Grundlagen: authentifiziere deine Domain, verwende konsistente Absendernamen und füge einen funktionierenden Abmeldelink ein. So stärkst du deine Deliverability und deine Glaubwürdigkeit.

Quellen: Yotpo Email Deliverability Guide

Fazit + Call to Action

Ein Sunset Flow ist ein wirkungsvolles Werkzeug, um deine E‑Mail‑Liste gesund zu halten, Kosten zu sparen und die Zustellbarkeit zu verbessern. Durch die gezielte Ansprache inaktiver Kontakte holst du einige Empfänger zurück und entfernst den Rest aus deiner Liste. So konzentrierst du dich auf deine engagierte Community und verbesserst deine Kennzahlen.

Warte nicht, bis deine Liste veraltet ist. Setze den Prozess auf, definiere klare Inaktivitätsregeln und automatisiere die Abläufe. Wenn du Unterstützung bei der Einrichtung oder Optimierung deines Sunset Flows brauchst, helfen wir dir gerne. Gemeinsam sorgen wir dafür, dass deine Nachrichten bei den richtigen Personen landen und dein Marketing profitabel bleibt.

FAQ: Häufige Fragen

Wann ist ein Sunset Flow notwendig?
Sobald du feststellst, dass ein hoher Anteil deiner Abonnenten keine E‑Mails mehr öffnet oder klickt, solltest du einen Sunset Flow einrichten. Damit schützt du deine Domainreputation und senkst Kosten.

Wie viele Mails sollte der Flow enthalten?
Zwei bis drei E‑Mails reichen aus, um Empfänger ein letztes Mal zu erreichen. Mehr Mails können deine Zustellbarkeit beeinträchtigen.

Kann ich auf Rabatte verzichten?
Ja. Ein persönlicher Ton und die Option, die Frequenz zu ändern, können ebenso effektiv sein. Rabatte sind nur eine zusätzliche Möglichkeit.

Ist der Sunset Flow für alle Branchen geeignet?
Ja. Passe die Inaktivitätsfristen und Anreize an die Gewohnheiten deiner Zielgruppe an, egal ob E‑Commerce, B2B oder Content‑Plattform.

Was passiert nach dem Sunset Flow mit den Daten?
Unterdrückte Kontakte werden nicht mehr angeschrieben, bleiben aber meist mit einem Status vermerkt, um später nachvollziehen zu können, wann sie entfernt wurden. So erfüllst du Datenschutzanforderungen und kannst deine Analyse durchführen.